Como organizar sua vida com uma programação de blocos

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  • Você fica instantaneamente sobrecarregado com o grande número de itens em sua lista de tarefas?
  • As tarefas e compromissos estão escapando pelas frestas?
  • Você é uma mãe que usa muitos chapéus, sempre lutando para se manter apontada na direção certa?
  • Você tem bastante flexibilidade em sua vida / escola / trabalho e precisa criar sua própria estrutura?
  • Você se sente derrotado no final do dia, da semana ou do mês?

Se você respondeu sim a alguma das perguntas acima, não se preocupe … fui eu também. Então, percebi que, se queria ser tão eficaz em casa quanto era nos negócios, precisava de sistemas melhores.

Não há dúvida: meus níveis de estresse caíram drasticamente no dia em que aprendi a bloquear a programação.

Bônus: Esta solução anti-stress é simples e barata de usar. Você só precisa de um papel e um utensílio de escrita!

Por que uma programação de blocos é tão poderosa

Então, o que é essa programação de blocos e como exatamente isso vai economizar sua sanidade enquanto aumenta sua produtividade?

O agendamento de blocos é simplesmente uma maneira de pegar sua lista de tarefas e organizá-la por tarefas semelhantes. Você, então, emparelha as tarefas em um bloco para maximizar sua eficiência e permitir que você realize mais em menos tempo.

Pense em todos os chapéus que você usa ao longo de uma semana: esposa, mãe, empregada doméstica, chef, taxista, executivo, professor, faxineiro, mensageiro, assistente pessoal … a lista é longa.

E se você agendasse sua lista de tarefas em blocos de tempo que combinassem as tarefas em segmentos de sua semana que fizessem todo o sentido? Chega de intervalos estranhos em seu dia, prejudicando todo o seu fluxo e deixando-o exausto apenas para decidir o que fazer a seguir.

Aqui está o segredo mágico de um cronograma de bloqueio:

Pára a fadiga de decisão

Estudos têm mostrado que, à medida que tomamos mais e mais decisões ao longo do dia, usamos nosso autocontrole (sim, há uma quantidade limitada disponível!) E tendemos a fazer escolhas mais precipitadas e menos desejáveis. Depois de usarmos esses poderes de tomada de decisão, nossos cérebros querem apenas escolher o caminho mais fácil!

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Toda mãe sabe exatamente como é. Você está terminando uma tarefa e pensando nas etapas para o próximo item da lista e, em seguida, um cônjuge ou filho faz uma pergunta. Bam … você fica instantaneamente sobrecarregado e frustrado. Na maioria dos casos, isso ocorre porque seu cérebro tem muitas guias abertas!

Ao dar a si mesmo uma rotina flexível, você obtém aquela estrutura que todos ansiamos, sem os requisitos rígidos que naturalmente lutamos.

Protege suas prioridades

Ter um bloqueio definido salvou muito tempo e frustração apenas para mim. Quando perguntado quando estou disponível para uma consulta, sempre tenho uma resposta 1: 30-4: 30 com preferência de MWF, embora se estou tentando entrar em um horário mais apertado, fiz um T-Th e apenas virei aquele 1 : 30-4: 30 bloco para outro dia da semana.

A programação em bloco não substitui sua lista de tarefas, ela a torna mais eficiente e gerenciável.

Poupa tempo

O agendamento em bloco me permite não apenas sentir que estou realizando algo em todas as áreas da minha vida ao longo da semana, mas também realmente fazê-lo! Eu gasto muito menos tempo tentando descobrir quando farei coisas novas que surgem.

Se livra da culpa

Semelhante a um orçamento financeiro, um orçamento de tempo economiza na culpa porque não sinto mais que estou perdendo um tempo valioso fazendo uma máscara de cabelo e pintando minhas unhas. Afinal, está na programação!

Como criar uma programação de blocos

Você está pronto para dizer adeus ao cérebro de esquilo, como gosto de chamá-lo? Incrível, pegue um pedaço de papel, uma caneta e um marcador ou marcador. Então continue lendo para começar sua programação de blocos!

Etapa 1: despejo de cérebro

Para começar, você deve se sentar e fazer uma lista de todas as suas responsabilidades. Pense de forma ampla, como “pagar contas” vs. “pagar a conta de energia”.

Em seguida, destaque quaisquer atividades ou itens que tenham um dia / hora definido.

Sim, isso é 100% opressor de ver escrito no papel, mas eu prometo que torna sua programação perfeita na primeira vez muito mais fácil. Se soubermos tudo o que temos de lidar regularmente, podemos enfrentá-lo de frente.

Dica: Essa lista pode levar alguns dias para ser realmente elaborada. Não tenha pressa!

Etapa 2: classificar em blocos

Em seguida, queremos classificar esses itens em blocos ou categorias. Seus bloqueios serão diferentes dos de outra pessoa, dependendo das necessidades de sua família.

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Aqui está uma amostra dos meus blocos e que tipos de atividades eu concluo durante cada bloco:

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  • Bloco da Manhã (exercício, duche, pequeno-almoço, arrumação da cama, rega / jardim de ervas daninhas)
  • Bloco de Produtividade (este é o meu bloco de trabalho em casa, onde todas as coisas relacionadas aos negócios são feitas)
  • Bloco de passeio (compromissos, compras na mercearia, recados, levar as crianças para ou de atividades)
  • Bloco de crescimento empresarial (faça aulas online, faça pesquisas, leia livros de negócios, ouça podcasts relacionados a negócios)
  • Bloco de autocuidado / autocrescimento (tirar uma soneca, ler um livro para se divertir, fazer uma máscara facial, pintar minhas unhas, fazer uma máscara de cabelo, fazer uma aula para aprender uma nova habilidade, passar um tempo sendo criativo, encontrar um amigo para um café ou algo para comer)
  • Bloco de Gestão Doméstica (planejamento de refeição, pagamento de contas, preparação de refeição, lavanderia, arrumação, organização)
  • Bloco pega-tudo (O nome já diz tudo)
  • Bloco de Conexão (para alguns, isso poderia ser apenas chamado de tempo para a família; este é o tempo que passamos nos reconectando como uma família)
  • Bloco da hora de dormir (banho / ducha, preparar as crianças para dormir, ler em voz alta)
  • Power Hour semanal (Como diz Gretchen Rubin, “Algo que pode ser feito a qualquer momento geralmente é feito em nenhum momento.” Esses itens são colocados nesta hora de poder para me ajudar a evitar que as coisas caiam pelas rachaduras. Isso inclui tarefas como solicitar contatos, consertar os óculos que estão no balcão do meu banheiro há dias, ligando para agendar ou reprogramar limpezas dentais, etc.)

Etapa 3: Faça um inventário em bloco

  • Menos é mais quando olhamos para o número de blocos. Pessoalmente, acho que 12 blocos é o máximo que você deve fazer. Eu pessoalmente pretendo mantê-lo em 10 ou menos.
  • Eu descobri que o tempo ideal por bloco é de 90-180 minutos. Isso permite que você tenha tempo suficiente para entrar em um bom fluxo e realizar várias tarefas menores ou uma tarefa maior, sendo curto o suficiente para evitar o tédio, a distração ou ficar sobrecarregado.
  • Embora você possa ter blocos diferentes para dias diferentes, não sugiro ter mais de 2 horários diferentes, como um MWF e um T-Th, que é como eu configurei o meu.
  • Também acho extremamente útil ter aqueles blocos que alternam dias rodando os mesmos blocos de tempo. Veja meu exemplo abaixo e observe como meus blocos de autocuidado e de passeio funcionam das 13h30 às 16h30 todos os dias. Dessa forma, estou apenas verificando qual bloco, não que horas.
  • Eu não bloqueio fins de semana. Se eu me encontro com tempo livre no fim de semana (quem estou enganando ha!), Eu simplesmente escolho o horário do dia que funciona melhor para o que desejo realizar e sigo esse conjunto de bloqueios.
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Etapa 4: Organize seus blocos

Veja o que você destacou na etapa 1, os itens não negociáveis ​​vinculados a uma hora. Conecte esses blocos e, em seguida, encaixe os outros blocos em torno deles.

Sempre que possível, coloque bloqueios que exijam alta capacidade intelectual nos momentos do dia em que você é mais produtivo. Para alguns pode ser das 20 às 22 horas, para mim é à tarde.

Coloque os blocos de prioridade mais baixa em momentos em que você não é o melhor, como aquela crise antes do jantar.

Aqui está um exemplo do que eu descobri:

Etapa 5: Inscreva-se na sua lista de tarefas!

Se você ficou comigo até agora e ainda não tem certeza de como isso vai salvar sua sanidade e aumentar sua produtividade, aguarde, estamos prontos para a magia!

Todos os dias, em vez de consultar sua lista completa de tarefas, faça o seguinte:

  • Codifique sua lista por cores, usando uma cor para cada bloco
  • Coloque os itens de tarefas dentro da página do bloco atribuído

Agora, olhe para cada pequena lista de tarefas quando você estiver naquele bloco de tempo e escolha o item mais urgente durante cada bloco.

Onde eu mais luto como mãe (emocional e mentalmente) é decidir o que é mais urgente entre a família, os negócios e eu. O agendamento em bloco remove esse cabo de guerra mental ao decidir por mim. Quando estou no meu bloco de negócios, tenho apenas um conjunto de tarefas para classificar e as tarefas mais importantes vêm para o topo facilmente.

Bloqueie seu caminho para o equilíbrio

Analisar o quadro geral também ajuda a ver o quão pouco tempo você gasta consigo mesma – algo que todas nós, mães, precisamos priorizar para poder dar a quem depende de nós.

Eu incluí algumas planilhas para você começar, mas sinta-se à vontade para usar o que você tem por aí também. Depois de configurar seus blocos, você terá itens marcados em sua lista de tarefas em tempo recorde.

Baixe essas folhas imprimíveis gratuitas para começar e começar a colher os benefícios da programação em bloco!

Você bloqueia a programação? Quais são suas melhores dicas para criar um orçamento de tempo?

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